Fattura elettronica: cos’è e come funziona.

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Fattura elettronica: cos’è e come funziona.

Essere proprietari di una attività, che sia in franchising o meno, comporta degli obblighi. Tra questi c’è la fattura elettronica

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale. Con il termine fatturazione elettronica si intende il processo con cui viene gestito l’intero processo di emissione, invio e la conservazione digitale della fattura. In questo modo vengono eliminate totalmente le fatture cartacee permettendo un risparmio in fatto di costi relativi alla stampa, alla spedizione e alla conservazione della fattura stessa.

Prima dell’introduzione della fatturazione elettronica, la fattura veniva compilata in vari modi, c’era chi la compilava con carta e penna, chi utilizzando fogli excel o word, e chi si affidava a gestionali o software di fatturazione. Compilata la fattura, essa andava stampata in almeno due copie, spedita al cliente e conservata per almeno 10 anni.

Tutto questo ora non è più necessario, in quanto il tutto è gestito dal SDI ossia il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Come funziona la fatturazione elettronica?

Il primo passo è quello di compilare la fattura tramite un software di fatturazione elettronica. Compilata la fattura, il software firmerà digitalmente la fattura e la invierà al destinatario tramite il SDI. Il sistema di interscambio funge anche da controllore e verifica che i dati immessi nella fattura sia corretti e completi.

Da quando è obbligatoria la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è apparsa la prima volta nel 2014. Da quella data, tutte le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) e gli Enti pubblici dovevano essere elettroniche.

Dal 2017 il Sistema di Interscambio è stato messo a disposizione anche agli operatori economici dei privati, i quali potevano inviare o ricevere le fatture elettroniche in modo facoltativo.

Nel 2018 la Legge di bilancio 2018 ha imposto l’obbligo per chiunque della fatturazione elettronica.

Dal 1 luglio 2018 doveva essere obbligatoria la fattura elettronica relativa alla cessione di benzina e gasolio, obbligo poi rinviato al 1 gennaio 2019.

Settembre 2019 è stata la volta dell’obbligatorietà per gli acquisti in modalità tax free shopping

Da gennaio 2019 è diventato obbligatorio, per tutti, emettere fattura elettronica, ad eccezione di alcuni soggetti.

Quali sono i soggetti che hanno l’obbligo della fatturazione elettronica?

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria per molte imprese e partite IVA. L’obbligatorietà è stata estesa a chiunque sia in possesso di partita IVA o azienda e che ceda beni o servizi a privati o ad altre aziende.

Quali sono i soggetti che non hanno l’obbligo della fattura elettronica?

L’obbligatorietà dell’emissione della fattura elettronica è per tutti ad accezione di alcuni soggetti. Ecco chi sono i soggetti che non hanno l’obbligo della fatturazione elettronica:

  • coloro che operano in regime forfettario ( legge 190/2014)
  • coloro che operano con il regime dei minimi (legge 98/2011)

Inoltre sono esclusi dall’emettere fattura elettronica coloro che cedono beni o servizi nei confronti di non residenti sia comunitari che extracomunitari.

Come si compila la fattura elettronica

Il sistema più semplice per compilare la fattura elettronica è quello di usare un software apposito. In commercio c’è ne sono parecchi. Se non si hanno molte fatture da emettere, anziché acquistare il software, è possibile abbonarsi a qualche azienda che offre questo servizio. Il costo medio per questo tipo di abbonamento varia tra i 5 e i 10€ mese.

La compilazione della fattura elettronica è identica a quella cartacea, si inseriscono i dati nel software e il sistema calcola tutti i valori. Una volta compilata la fattura anziché stamparla e inviarla al cliente , occorre salvarla con il tasto salva. Il software provvederà a salvare la fattura nel formato XML fattura PA e a firmarla digitalmente.

A questo punto è necessario inserire il codice univoco ufficio di 6 caratteri, se si tratta di fattura per la Pubblica Amministrazione, oppure il codice SDI o il codice fiscale se si tratta di fatture verso aziende e partite IVA o verso privati.

E’ possibile inoltre inviare la fattura elettronica anche tramite PEC.

Nel caso di privati, su richiesta, è possibile consegnare anche la copia cartacea.

A questo punto basta premere il tasto invia e il software provvede a recapitare la fattura al destinatario.

Cosa è SDI e come si ottiene il codice SDI

Il sistema che gestisce l’intero processo della fatturazione elettronica si chiama Sistema di Interscambio ovvero SDI.

Per emettere la fattura occorre essere in possesso del codice SDI del destinatario della fattura.

Il codice SDI può essere richiesto all’Agenzia delle Entrate oppure, nel caso si utilizzi un servizio di fatturazione elettronica, è la stessa società che offre il servizio di fatturazione elettronica a fornirlo.

Per richiedere il codice SDI all’Agenzia delle Entrate occorre collegarsi al sito Agenzia delle Entrate fatture e corrispettivi ed effettuare il login.

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Effettuato l’accesso cliccare su partita IVA e nella sezione Fatturazione elettronica cliccare su Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere le fatture.

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A questo punto occorre mettere la spunta su Codice Destinatario e cliccare su aggiorna. Terminata l’operazione, l’ Agenzia delle Entrate provvederà a consegnare il codice SDI relativo alla propria partita IVA.

Per quanto tempo si conserva la fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere conservata per 10 anni. La procedura di conservazione delle fatture elettroniche permette di dare valore legale nel tempo al documento digitale come se fosse una fattura cartacea.

Quali sono i vantaggi della conservazione elettronica della fattura

I vantaggi della conservazione elettronica della fattura sono:

  • eliminazione dei costi relativi alla stampa ( carta e toner)
  • eliminazione dei costi relativi al luogo di conservazione
  • maggiore celerità per la ricerca e la consultazione delle fatture
  • eliminazione del rischio di perdita o distruzione delle fatture

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